Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von MyMediCloud über mymedicloud.at ist:

Institut Dr. Sheu — Mag. art. Dr. med. univ. Hanna Sheu MPH

Museumstraße 27–29, 4020 Linz, Österreich

E-Mail: mmc2mymedicloud@gmail.com

Kontakt für Datenschutzanfragen: per E-Mail an mmc2mymedicloud@gmail.com oder über die Ordination vor Ort.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die öffentliche Website und Anmeldeseiten unter mymedicloud.at, die Nutzung der Ordinationssoftware durch Mitarbeiter des Instituts Dr. Sheu (Team-Login) sowie das Patientenportal (sofern freigeschaltet), einschließlich Treueprogramm, Termine, Mitteilungen, Chat und Belege.

Sie gilt nicht für externe Websites, auf die wir verlinken.

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um:

• die Praxis- und Ordinationssoftware bereitzustellen (Patientenverwaltung, Termine, Abrechnung, Dokumentation),
• Mitarbeiter zu authentifizieren und Zugriffe nach Rolle zu steuern,
• Patienten optional ein Self-Service-Portal anzubieten (Termine, Treuekarte, Belege, Chat, Newsletter),
• Online-Terminbuchung und Check-in durchzuführen, sofern aktiviert,
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen (z. B. steuerliche Belegarchivierung, RKSV, soweit anwendbar),
• die IT-Sicherheit und Stabilität der Plattform zu gewährleisten.

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Nutzung können insbesondere verarbeitet werden:

• Team / Ordination: Name, E-Mail, Rolle, Ordinations-ID, Anmeldezeitpunkte, IP-Adresse (technisch), Nutzungs- und Audit-Protokolle.
• Patienten (Stamm- und Kontaktdaten): Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, Telefon, E-Mail, Versicherungsdaten, SVNR (sofern erfasst), Einwilligungen (z. B. DSGVO, E-Mail-Kommunikation).
• Gesundheitsbezogene Daten (sofern in der Software erfasst): z. B. Anamnese, Befunde, Dokumente, Verlaufseinträge im Rahmen der Behandlung und Dokumentation.
• Patientenportal: Portal-Login (Magic-Link per E-Mail, optional SMS oder WhatsApp), Session-Daten, Akzeptanz von Nutzungsbedingungen, Treuekartenstand, Terminbuchungen, Chat-Nachrichten, eingesehene Belege/PDFs.
• Technische Daten: Server- und Zugriffslogs, Geräte- und Browserinformationen, Cookies bzw. vergleichbare Technologien (siehe Abschnitt 10).

5. Rechtsgrundlagen (DSGVO)

Die Verarbeitung erfolgt je nach Kontext auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen (Behandlung, Termin, Abrechnung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung (z. B. Aufzeichnungspflichten),
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (z. B. Newsletter, optionale Portal-Nutzung, E-Mail-Kommunikation),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, Protokollierung),
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO bzw. lit. a — Gesundheitsdaten im Rahmen der Gesundheitsvorsorge / auf Einwilligung.

6. Patientenportal und passwortloser Login

Patienten können sich mit einem einmaligen Link anmelden (E-Mail, optional SMS oder WhatsApp). Links sind zeitlich begrenzt und einmalig nutzbar.

Ohne gültige Anmeldung sind patientenbezogene Funktionen nicht zugänglich. Das Institut kann Portal-Zugänge widerrufen; bei wesentlichen Änderungen der Nutzungsbedingungen kann eine erneute Zustimmung erforderlich sein.

7. Treueprogramm

Sofern aktiv, werden Stempelstände, Prämienstatus und zugehörige Ereignisse verarbeitet. Eine Offline-Anzeige im Browser-Cache des Patientengeräts kann ohne Portal-Login möglich sein; verbindliche Daten liegen auf dem Server der Ordination.

8. Auftragsverarbeiter und Hosting

Zur Bereitstellung der Software setzen wir Dienstleister ein, insbesondere Hosting/Server (Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland/EU), E-Mail-Versand (SMTP für Magic-Links, Buchungsbestätigungen), optional SMS/WhatsApp (z. B. Twilio) für Portal-Login sowie optional Push-Benachrichtigungen (Web Push).

Mit Auftragsverarbeitern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, soweit erforderlich.

Technische Bereitstellung der Plattform: MyMediCloud (Softwarebetreiber und Auftragsverarbeiter im Rahmen der Plattformbetreuung). Kontakt für technische Anfragen: mmc2mymedicloud@gmail.com oder über das Institut Dr. Sheu.

9. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Fristen bestehen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Konkrete gesetzliche Fristen für unser Institut:

Medizinische Dokumentation (Patientenakte): 10 Jahre gemäß § 51 Abs. 3 Ärztegesetz.

Steuerliche Aufbewahrung (Honorarnoten, Rechnungen, Buchhaltungsbelege): 7 Jahre gemäß § 132 Abs. 1 Bundesabgabenordnung (BAO).

Im Falle von anhängigen behördlichen oder gerichtlichen Verfahren werden die betroffenen Daten bis zur rechtskräftigen Beendigung des Verfahrens aufgewahrt.

10. Cookies und lokale Speicherung

Team-Bereich: Session- und Authentifizierungsdaten (z. B. Token im Browser) für die Anmeldung.

Patientenportal: Session-Token und Portal-Metadaten im lokalen Speicher des Browsers; Treuekarte optional im Browser-Cache.

PWA: Service Worker kann für Offline-Funktionen und Installation genutzt werden.

Sie können Cookies bzw. lokale Daten über Browser-Einstellungen löschen; die Funktionsfähigkeit kann dann eingeschränkt sein.

11. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe erfolgt nur an Auftragsverarbeiter (Abschnitt 8), an Behörden, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, oder an Dritte mit Einwilligung oder auf andere zulässige Rechtsgrundlage. Es erfolgt kein Verkauf personenbezogener Daten.

12. Datenübermittlung ins Ausland

Primär werden Daten in der EU/EWR verarbeitet. Sofern Dienstleister außerhalb der EU eingesetzt werden (z. B. Twilio für SMS/WhatsApp), erfolgt die Übermittlung nur mit geeigneten Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln).

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit (wo anwendbar), Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen sowie Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Anfragen richten Sie bitte an das Institut Dr. Sheu (Museumstraße 27–29, 4020 Linz) oder per E-Mail an mmc2mymedicloud@gmail.com.

14. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde einbringen: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at

15. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Rechtslage, Funktionen der Software oder unsere Prozesse ändern. Die aktuelle Version ist unter mymedicloud.at/datenschutz abrufbar.